সরকারি কাজে মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীদের অভ্যন্তরীণ ও বৈদেশিক ভ্রমণের বিল পরিশোধ এবং অগ্রিম অর্থ সমন্বয়ের ক্ষেত্রে নতুন নির্দেশনা জারি করেছে সরকার। গত ৩ সেপ্টেম্বর মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিসেবা শাখা থেকে উপসচিব (অতিরিক্ত দায়িত্ব) শারমিন ইয়াসমিন স্বাক্ষরিত এই পরিপত্রটি জারি করা হয়। সরকারি অর্থে ভ্রমণের ক্ষেত্রে স্বচ্ছতা ও আর্থিক শৃঙ্খলা নিশ্চিত করতেই এই নতুন পদক্ষেপ গ্রহণ করা হয়েছে বলে পরিপত্রে উল্লেখ করা হয়েছে।
নতুন নিয়ম অনুযায়ী, সরকারি সফরের বিল পরিশোধের ক্ষেত্রে সাতটি বাধ্যবাধকতা আরোপ করা হয়েছে। এর মধ্যে রয়েছে যেকোনো ভ্রমণের মেয়াদের অতিরিক্ত অবস্থানের জন্য পুনরায় অনুমোদন গ্রহণ, ভ্রমণ শেষে মূল বিলের সঙ্গে বাধ্যতামূলক প্রমাণক সংযুক্ত করা এবং তিন সেট নথি দাখিল করা।
সফর শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগে প্রয়োজনীয় কাগজপত্রসহ বিল দাখিল করতে হবে। এর মধ্যে বৈদেশিক সফরের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধান কর্তৃক অনুমোদিত সারসংক্ষেপের অনুলিপি এবং অভ্যন্তরীণ সফরের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে জারি করা মূল অফিস আদেশের কপি যুক্ত করা বাধ্যতামূলক।
পরিবহন ও আবাসন ব্যয়ের স্বচ্ছতা নিশ্চিত করতে বিমান ভ্রমণের ক্ষেত্রে মূল টিকিটের পাশাপাশি ব্যবহৃত বোর্ডিং পাস, অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও ভ্রমণসূচি জমা দিতে হবে। অন্যান্য যানবাহন ব্যবহারের ক্ষেত্রে প্রকৃত ভাড়ার টিকিট এবং দেশে বা বিদেশে আবাসিক হোটেলে অবস্থানের ক্ষেত্রে পরিশোধিত মূল বিলের কপি জমা দেওয়া আবশ্যক। এছাড়া বিদেশ সফরের ক্ষেত্রে স্থানীয় মুদ্রার সঙ্গে বৈদেশিক মুদ্রার বিনিময় হার-সংক্রান্ত আনুষ্ঠানিক বিবরণী এবং আনুষঙ্গিক খরচের ভাউচার জমা দিতে হবে।
অগ্রিম অর্থ ও সমন্বয়ের সময়সীমা সম্পর্কে পরিপত্রে বলা হয়েছে, সরকারি সফর শেষে দেশে বা কর্মস্থলে ফেরার এক মাসের মধ্যে অগ্রিম নেওয়া অর্থের সমন্বয় বিল দাখিল করতে হবে। আগের কোনো সফরের অগ্রিম অর্থ নিয়ম অনুযায়ী সমন্বয় না করা পর্যন্ত সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি বা দপ্তরের অনুকূলে পরবর্তী সময়ে নতুন কোনো ভ্রমণের জন্য অর্থছাড় বা বরাদ্দ দেওয়া হবে না। এছাড়া প্রশাসনিক জটিলতা এড়াতে সময় হাতে রেখে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের আবেদন করার পরামর্শ দেওয়া হয়েছে।
পরিপত্রে আরও স্পষ্ট করা হয়েছে যে, সরকারপ্রধানের অনুমোদিত মেয়াদের চেয়ে অতিরিক্ত সময় বিদেশে অবস্থান করলে সেই অতিরিক্ত সময়ের ব্যয়ের দায়ভার সরকার বহন করবে না, যতক্ষণ না পুনরায় আনুষ্ঠানিক অনুমোদন নেওয়া হচ্ছে। হিসাব নিরীক্ষা সহজ করার লক্ষ্যে প্রতিটি ভ্রমণের বিলের মূল কপিসহ মোট তিনটি সেট জমা দিতে হবে এবং সব ফটোকপি যথাযথ কর্তৃপক্ষ কর্তৃক সত্যায়িত হতে হবে। এই পরিপত্রটি সরকারের সব সিনিয়র সচিব, সচিব, মন্ত্রী ও প্রতিমন্ত্রীদের একান্ত সচিব, মন্ত্রিপরিষদ সচিবের একান্ত সচিব এবং সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তাদের কাছে পাঠানো হয়েছে। পাশাপাশি স্বচ্ছতার স্বার্থে এটি মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের ওয়েবসাইটেও আপলোড করা হয়েছে।
